Mediante Acuerdo Ministerial No. MDT-2025-53 emitido de fecha 12 de mayo de 2025 se reformó el acuerdo ministerial No. MDT-2023-140 que contenía las normas generales aplicables al cumplimiento y control de las obligaciones laborales de los empleadores del sector público y privado, particularmente en cuanto al registro de trabajadores, documentación laboral y procedimientos de inspección.
Entre los aspectos más relevantes se destacan:
- La implementación del código HASH, que se aplicará sobre los documentos escaneados-cargados en el sistema del Ministerio. Permitiendo mantener una huella digital única para los documentos reportados, registrados o aprobados, constituyéndose en un mecanismo de validación de la documentación electrónica.
- La obligatoriedad del registro de los trabajadores activos dentro del plazo de un (1) mes desde su ingreso, en el sistema habilitado por el Ministerio del Trabajo.
- Los documentos originales registrados, aprobados y reportados en las plataformas informáticas del Ministerio del Trabajo, deberán ser conservados por el empleador, a fin de que sean presentados a las autoridades de control, cuando así lo requieran.
- El registro del acta de finiquito, que deberá realizarse en un plazo máximo de quince (15) días tras la finalización de la relación laboral. El empleador será responsable de conservar tanto el acta como el comprobante de pago en formato físico y digital.
- Para la consignación en línea de consignaciones, el empleador tendrá el plazo de quince (15) días para ubicar y pagar de manera directa al ex trabajador, en los casos en que a este no se lo pueda ubicar, no pueda acudir o se negaré a recibirla, el empleador deberá proceder a la consignación en línea de los valores. Teniendo un plazo máximo de quince (15) días contados desde el vencimiento del plazo antes señalado.
- En los procesos de aprobación de Reglamento Interno de Trabajo, una vez aprobado, el empleador dispondrá de un plazo improrrogable de quince (15) días para descargarlo como respaldo de su registro. Transcurrido ese plazo, los documentos se eliminarán automáticamente.
- La responsabilidad exclusiva del empleador sobre la custodia de documentos electrónicos y físicos relacionados con las obligaciones laborales, incluidos aquellos con código HASH. Transcurridos los plazos establecidos, el Ministerio del Trabajo no conservará dicha documentación en sus sistemas.
Este Acuerdo Ministerial entra en vigencia desde su fecha de suscripción, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.
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